English version is not available.
Tulisan ini dibuat memenuhi permintaan beberapa teman Alumni STM 1 DKI yang sedang mempersiapkan Kongresnya yang pertama.
Berawal dari Mimpi.
Kenapa kita perlu menyelenggarakan “Re-Uni”?, mengapa kita merasa perlu wadah?, tentu kita masing-masing punya alasan, walaupun secara “primitive-conservative” mungkin cuma untuk sekedar “nostalgia”, apalagi bagi mereka yang punya “pacar-lama”…..
Tentu tidak sesederhana itu, saya berasumsi saja bahwa kita menyelenggarakan kegiatan ini mengusung Misi sebagai berikut:
- Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
- Yyyyyy yyyy yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy.
- Mmmmmm mmmm mmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmm.
- Nnnnn nnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn.
(Misi disamarkan karena setiap kandidat Ketua Umum Dewan Pengurus punya Misi yang berbeda)
Langkah Pertama.
Sebagai langkah awal, sebagaimana lazimnya sebuah perencanaan, yang dibutuhkan adalah input data atau informasi yang cukup yang kita butuhkan untuk “perhelatan-akbar” ini. Tanpa data yang cukup kita akan dihadapkan pada hal-hal yang bisa jadi masalah pada saatnya nanti.
Kita perlu data berapa jumlah Alumni dari masing-masing sekolah (STM 1 DKI, STM 7 PGRI, STM N13 dan STM N53) sejak berdiri sampai dengan saat ini. Meskipun kita tidak bisa berharap Alamat masih valid, tetapi setidaknya kita bisa memperoleh informasi, jumlah alumni, nama dan jurusan untuk tiap tahun kelulusan.
Langkah Kedua.
Langkah berikutnya adalah kita mulai memproses data tersebut dengan memilah-milah menurut Jurusan, Tahun kelulusan dan wilayah tempat tinggal (alamat lama). Pada tahapan ini sudah boleh mulai merekrut Relawan, yang akan bertindak sebagai “perwakilan” yang dikelompokan boleh menurut Jurusan, Tahun kelulusan atau Wilayah Tempat tinggal. Perwakilan atau bahasa bagusnya Liason Officer dalam “Kepanitiaan” ini, tidak harus diambil dari Daftar yang diperoleh, tetapi dari tenaga Relawan yang tersedia. Dengan kata lain pada tahapan ini sudah harus ada Panitia Persiapan Kongres.
Langkah Ketiga.
Tahapan yang cukup penting adalah “Exposing” rencana kegiatan ini melalui media yang tersedia, baik media cetak maupun elektronik. Tergantung sebesar apa “skala-kegiatan” yang ingin dibuat. Semakin besar, tentu semakin luas dan semakin beragam juga media yang dikerahkan, termasuk televisi (Jak TV, atau TV One misalnya). Tujuan kita adalah agar segenap alumni menghubungi Relawan/Liason Officer yang sudah ditetapkan tadi untuk meng-update alamat dan nomor telepon mereka masing-masing untuk memudahkan menghubungi mereka. Informasi lain yang dibutuhkan bisa dikembangkan sesuai kebutuhan, apalagi bila Panitia berencana membuat semacam Buku Lustrum atau Buku Alumni sebagai pelengkap event ini.
Langkah Keempat.
Dari “response” alumni yang diperoleh, diharapkan Panitia mulai memperoleh gambaran yang lebih kongkret, tentang “skala-kegiatan” yang akan diselenggarakan sehingga sudah mulai punya gambaran sebesar apa venue yang akan digunakan, berapa banyak “lunch-box” yang akan dipesan dan sebagainya.
Dari sekian banyak alumni yang “mendaftar” bisa diajak untuk melengkapi “kepanitiaan” yang dibutuhkan, sehingga pada tahapan ini finalisasi kepanitiaan kongres bisa dilengkapi.
Pada tahapan ini rencana anggaran sudah mulai bisa dihitung sesuai dengan “skala-kegiatan” yang direncanakan yang tentu saja kemudian harus diinformasikan kepada seluruh pemangku kepentingan/stake-holder kecuali panitia berhasil mengajak donatur yang dapat ikut andil memikul pembiayaan acara ini.
Langkah Kelima.
Apabila semua persiapan yang dibutuhkan sudah siap, undangan sudah boleh mulai didistribusikan ke alamatnya masing-masing, termasuk pejabat-pejabat instansi yang relevan dengan kegiatan yang akan kita selenggarakan ini.
Demikian pandangan dari saya sebagai sumbangsih kecil yang mudah-mudahan bermanfaat bagi suksesnya acara yang akan diselenggarakan.
Adapun hal-hal lain yang berkenaan dengan materi kegiatan Kongres saya buat dalam tulisan lain secara terpisah.
No comments:
Post a Comment